Jesús Pérez Narezo, director general de AdeA Ingeniería Documental - Liberty

Opinión|24/02/2016

Jesús Pérez Narezo, director general de AdeA Ingeniería Documental

La documentación, un activo principal de la empresa

Si podemos mencionar un axioma generalmente aceptado, éste es el de que la historia de cualquier empresa (pública o privada) está contenida en su documentación. Sus relaciones con clientes, su know how, su trayectoria, los proyectos desarrollados, las personas que han pasado por ella a lo largo de los años… La documentación, en resumidas cuentas, es un activo principal de la empresa, que como tal debe estar preservado y gestionado, como mínimo, según lo determinado por las diferentes leyes que la regulan, además de que parece razonable a todas luces prestarle la atención que se merece para ponerla en valor.

Ocurre, además, que la documentación empresarial es un activo vivo, que tiene un ciclo de utilidad en su existencia, el cual debe contemplarse en su integridad, no sólo porque la ley así lo exija, sino porque su utilidad se manifiesta cuando menos lo esperas. Al igual que con una póliza de seguros, no siempre se debe utilizar, es más, lo deseable es que no se utilice nunca, pero cuando llega el momento, es mejor tenerla contratada. En tal caso ya no estamos ante una mera política de empresa que gestiona la documentación desde que ésta nace hasta que desaparece de los archivos, nos encontramos aquí también ante la obligación legal de custodiar la documentación en periodos y condiciones previamente estipuladas, lo cual tiene como objetivo asegurar el sistema de garantías para todas las partes implicadas.

Como es de general conocimiento, los archivos (palabra que significa al mismo tiempo el conjunto de documentos y el lugar donde estos se encuentran) tienden a crecer según pasan los acontecimientos de nuestras empresas (más contratos, más empleados, más…), por lo que, sin un método archivístico adecuado que clasifique la documentación bajo criterios homogéneos en las compañías, la documentación no sería más que un montón de documentos que no cumplirían su principal función, encontrar aquello que buscamos en el momento en el que lo necesitamos.

Hace tiempo que la externalización de servicios constituye una práctica habitual en la gestión empresarial, siendo la gestión documental, por su especialización y por tratarse de algo imprescindible para las empresas, pero que casi nunca forma parte de su core business, quizás el mejor ejemplo de externalización que podamos encontrar.

La relación coste-especialización en el caso de la gestión documental es uno de los drivers más claros, las ventajas de las economías de escala son evidentes y de consecución inmediata, por no mencionar la obtención de todas las garantías legales de obligado cumplimiento. La posibilidad de medir en unidades nuestro gasto variable permite controlar en cada momento nuestro presupuesto, además de poder realizar una medición del servicio requerido en cada momento. Los nuevos tiempos nos han traído la era de la digitalización, al que el mundo económico y la sociedad tratan de adaptarse rápidamente. En este punto es importante destacar que la gestión de un archivo digital tiene las mismas, si no más, dificultades técnicas que un archivo físico, sobre todo cuando ambos deben estar obligatoriamente sincronizados, ya que cualquier otra situación sería catastrófica para una empresa. Esto, sin duda, representará uno de los grandes retos futuros de las empresas.

Todo lo mencionado anteriormente nos presenta una gestión ciertamente compleja que precisa de una gran confianza en nuestra documentación y nuestro sistema de archivo, por lo que cada vez más se necesita de alguien que ofrezca garantías y experiencia probada, que haya realizado las inversiones necesarias y que haya sabido modernizar sus procesos: una acertada gestión documental no sólo precisa de profesionales acreditados, sino de una fuerte base tecnológica manejada por expertos.

Al final, un documento siempre es un documento, en el soporte que sea, el secreto está en que, a quien se lo has confiado, te lo ponga ante tus ojos en el menor margen de tiempo. No resulta fácil, pero hay quienes lo llevan haciendo con éxito durante mucho tiempo.