Entrevistas|22/11/2016
Juan Zamora, CEO de Signaturit
“La firma electrónica es muy beneficiosa
en múltiples ámbitos del negocio asegurador”
en múltiples ámbitos del negocio asegurador”
Signaturit es una empresa tecnológica que permite a individuos y empresas de cualquier tamaño solicitar y realizar firmas electrónicas de forma rápida, sencilla y plenamente legal. Fundada en 2013, contribuye a la transformación digital de sus más de 2.000 clientes repartidos en más de 40 países, incluidos grandes grupos como Prisa, Banco Sabadell o DAS.
“Optimizamos los procesos de firma de documentos, puesto que reducimos el tiempo necesario para completarlos eliminando además el consumo del papel. Enviar un documento a firmar es tan simple como enviar un email desde cualquier plataforma --Outlook, Gmail, Hotmail…-- y para quienes se integran con Signaturit vía API, la solicitud de firmas se realiza directamente desde el CRM o ERP que habitualmente use la empresa. En cualquier caso, el firmante recibirá el documento en su correo electrónico y para firmarlo tan sólo deberá utilizar su dedo índice, si firma desde móvil o tablet, o el ratón, si firma desde un ordenador de sobremesa”, explica Juan Zamora, su CEO y cofundador quien, además, destaca que su solución “permite solicitar y realizar firmas electrónicas avanzadas, cumpliendo estrictamente con los requisitos establecidos en el Reglamento (EU) Nº 910/2014, y cumple asimismo con las regulaciones de Estados Unidos relativas a la firma electrónica (eSIGN Act y UETA Act)”.
¿Qué es y cómo funciona la firma electrónica?
La definición básica de firma electrónica que recoge el Reglamento (EU) Nº910/2014 es “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.” Esta definición es muy abierta, puesto que abarca desde las que realizamos con nuestro puño y letra, pero escaneamos y enviamos por email, hasta las que estampamos en la pantalla de un teléfono móvil o una tablet.
Por este motivo existen grandes diferencias en términos de validez legal y seguridad, porque, por ejemplo, una firma manuscrita, escaneada e incrustada en PDF se considera firma electrónica, pero ofrece escasas evidencias sobre quién realmente ha realizado esa firma.
Las firmas obtenidas mediante Signaturit son avanzadas, lo que significa que permiten identificar al firmante de manera única gracias a una serie de evidencias electrónicas - emails de origen y destino, nombre del documento, lugar y momento exacto en el que fue firmado - capturadas durante el proceso de firma y selladas con sello de tiempo oficial para evitar su alteración posterior.
Todo esto confiere mayor validez probatoria a las firmas electrónicas avanzadas, puesto que es técnicamente comprobable quién, cuándo y dónde ha realizado la firma. Además, Signaturit también recoge datos biométricos del firmante, como los puntos que integran el grafo o la velocidad con la que se ha realizado la firma.
Toda esta información, combinada con un envío cifrado que impide su captura y falsificación, nos convierten en la vía legal más eficaz y segura de pedir o realizar una firma.
¿Qué ventajas ofrece a los corredores y las corredurías de seguros?
Es una realidad que en el sector seguros se requiere la firma de multitud de documentos para poder iniciar la prestación de todo tipo de productos y servicios: no sólo la relación del corredor con el cliente está regida por la firma de documentación, sino también la de la propia correduría con la compañía o la de esta última con sus proveedores de servicios asistenciales. La agilidad en la formalización de toda la documentación requerida es directamente proporcional a la rapidez con la que puede ofrecer cobertura al cliente y, por tanto, también repercute en su satisfacción.
Esta correlación directa entre la agilidad en la petición y realización de firmas y la calidad del servicio, sumada a la especial incidencia de la lacra del fraude en el sector, vuelve imprescindible la digitalización del proceso de firma de la mano de soluciones como Signaturit.
La firma electrónica es uno de las soluciones que ofrecéis; otra es el email certificado. ¿Cómo funciona?
El email certificado equivale al antiguo burofax: una parte envía un email (con o sin documento adjunto) a la otra, y la primera parte necesita tener la certidumbre y poder probar que el email (y/o el documento) fue entregado, abierto y hasta leído por la segunda parte. No se requiere por lo tanto una firma, pero sí una tecnología muy similar a la de la firma electrónica que permita tener constancia de todas esas evidencias de forma unívoca y sin inmiscuirse en la intimidad del destinatario.
Además de este servicio, de gran utilidad en el ámbito de los seguros, Signaturit también permite el envío de SMS certificados con las mismas garantías de seguridad y privacidad.
¿En qué procesos supone una ventaja competitiva para una correduría?
Como apuntábamos antes, la clave de digitalizar los procesos de firma con una solución de firma electrónica es que se acorta considerablemente el tiempo que transcurre desde que se solicita la firma hasta que se recibe el documento firmado: en concreto, los cinco días de media que suele llevar este proceso (mediante el sistema convencional de impresión, firma, escaneo y devolución vía email) se reducen a apenas media hora.
En el sector de los seguros esto implica formalizar más rápidamente una póliza y la sencillez del trámite contribuye a que los clientes no consideren otras alternativas. Además, tal y como ya comentábamos antes, la tramitación rápida de cualquier cobertura se deriva en una mayor satisfacción del cliente, por el breve espacio de tiempo que pasa desde que se firma la póliza hasta que esta entra en vigor y el cliente puede empezar disfrutar de los servicios prestados. Todo ello no sólo contribuye a agilizar la captación de clientes, sino que también sirve para mejorar la fidelización.
¿Qué otras soluciones aportáis a los corredores y las corredurías?
Además de permitir solicitar y recibir las firmas de clientes o proveedores en mucho menos tiempo del que tradicionalmente se necesita, las corredurías que trabajan con nosotros pueden personalizar los mensajes de solicitud o las pantallas para la realización de firmas con su imagen corporativa; pueden contar con un backoffice de fácil acceso desde el que también se pueden solicitar las firmas de forma rápida y fácil, y que además incorpora una bandeja de entrada (inbox) que contiene el histórico de las peticiones de firma, y tiene una funcionalidad que permite crear y almacenar plantillas, que son documentos tipo que se envían a firmar de forma recurrente, con unos campos predefinidos que siempre son los mismos. (Ejemplo: Nombre, Apellidos, Fecha de nacimiento, número de DNI, etc.).
Por otro lado, quienes trabajan con grandes volúmenes de firmas pueden integrar nuestra solución en su CRM o ERP, de forma que el proceso de solicitud queda incorporado en la herramienta que habitualmente se usa para comunicarse con los clientes. También es posible integrar Signaturit en los dispositivos móviles de la empresa, como smartphones o tablets, para que cualquier integrante del equipo comercial pueda facilitar todavía más a sus clientes la firma de documentos en cualquier momento y lugar.
Y con estas ventajas, ¿por qué no terminan de implantar estrategias digitales? ¿Qué las frena?
Nosotros no creemos que haya frenos evidentes e insalvables a la adopción de la firma digital, sino que esa adopción ha de ser necesariamente progresiva. Hasta nuestros clientes en sectores más tradicionales entienden y conectan rápidamente con las ventajas de la digitalización de sus procesos de firma, pero tanto ellos como los early adopters saben que la contratación de una plataforma como Signaturit es sólo el inicio de un proceso que también requiere adaptar sus sistemas de IT, formar a sus equipos, etcétera. En el sector de los seguros hemos encontrado siempre mucha complicidad y es uno de los de mayor crecimiento para nuestra compañía, pero aún hay camino por recorrer hasta que se alcance el punto en el que la firma electrónica se convierta en una herramienta estándar para las grandes compañías de seguros y las corredurías, al menos en España. En otros países en los que las empresas están en un estadio más avanzado de digitalización sí se está llegando a ese punto.
Respecto a otros sectores, ¿qué particularidades veis en el sector asegurador respecto a la utilización de soluciones de firma digital y certificación? ¿En qué es distinto?
De nuevo, lo que vemos en el sector de los seguros es que el uso de la firma electrónica resulta útil para todos los eslabones de su cadena: en la relación correduría-cliente, en la de la correduría con las compañías aseguradoras, en la de estas últimas con su red de colaboradores (médicos, mecánicos, instaladores…), etcétera.
Eso, sumado a la especial sensibilidad del sector hacia el fraude, hace que la adopción de la firma electrónica resulte muy beneficiosa en múltiples ámbitos del negocio y, sin duda, es uno de los motivos por los que esta industria está siendo de las primeras en empezar a incorporar la tecnología de firma electrónica masivamente, aunque paso a paso.